Een pakbon maken en versturen

Vanuit de modules Offertes & Orders en Facturatie heeft u de mogelijkheid snelle en uitgebreide pakbonnen te maken. Met deze pakbonnen kunt u deelleveringen maken, orderpicken en meer. In dit artikel leest u over de pakbon!

Wat is een pakbon?

Een pakbon is een document dat u kunt meezenden met een levering van producten en bevat doorgaans een lijst van deze producten. U kunt deze ook gebruiken om de order klaar te zetten, oftewel orderpicken.

U kunt een pakbon niet los aanmaken zoals wel gaat voor een offerte, order of factuur. Een pakbon kunt u alleen aanmaken vanuit een offerte, order of factuur, dit kan op één van twee manieren.

Pakbon snel

Een snelle pakbon is feitelijk een kopie van de bijbehorende offerte, order of factuur en kunt u niet gebruiken voor deelleveringen en orderpicken.

  1. Bewerk een bestaande offerte, order of factuur of maak een nieuwe aan,
  2. Vul alles in zoals u kunt teruglezen in: maak en verstuur een offerte, order of factuur,
  3. Ga naar tabblad Pakbon, kies nu voor Pakbon snel
  4. Controleer of de juiste pakbontemplate geselecteerd staat, de adres en contactpersoon juist staan en vul eventueel extra opmerkingen in (deze kunnen op de documenttemplate getoond worden),
  5. Anders dan bij een offerte, order of factuur verstuurt u de e-mail niet naar uw klant maar naar een medewerker of afdeling in bijvoorbeeld uw magazijn. Deze dient de producten op de pakbon klaar te maken voor verzending, u kunt hier iemand selecteren of toevoegen,
  6. Als alles juist is ingevuld dan klikt u op Verstuur pakbon per e-mail, de pakbon is nu verzonden.

Let op: een snelle pakbon wordt niet apart opgeslagen en kan alleen opnieuw opgevraagd worden door deze te genereren via bovengenoemde stappen.

Pakbon uitgebreid

Een uitgebreide pakbon baseert zich op de bijbehorende offerte, order of factuur maar maakt het mogelijk deelleveringen en te kunnen orderpicken. De pakbon zelf wordt als eigen document (met eigen nummer) opgeslagen.

  1. Bewerk een bestaande offerte, order of factuur of maak een nieuwe aan,
  2. Vul alles in zoals u kunt teruglezen in: maak en verstuur een offerte, order of factuur,
  3. Ga naar tabblad Pakbon, kies nu voor Pakbon uitgebreid
    mceclip0.png
  4. Kies nu voor + Maak pakbon,
    mceclip1.png
  5. Nu krijgt u de mogelijkheid om een pakbon van alle (resterende) regels te maken of een deellevering te doen,
    mceclip2.png
  6. Bij een deellevering kunt u aangeven welke regels en welke aantallen per regel op deze pakbon verschijnen,
    mceclip4.png
  7. U ziet de pakbon verschijnen met pakbonnummer, een pakbon status, welke klant, offerte/factuur het betreft en wanneer deze is aangemaakt,
  8. In dit overzicht vindt u alle pakbonnen terug die op deze manier bij de desbetreffende offerte, order of factuur zijn aangemaakt,
    mceclip5.png
  9. Door de pakbon regel aan te klikken krijgt u het detail overzicht, vanuit hier kunt u de pakbon Printen (downloaden), versturen met Verstuur per mail of te verwijderen met Verwijder,
  10. Ook kunt u vanuit hier de status wijzigen (bijv. naar Zet klaar voor orderpicken), een pakbon Opmerking toevoegen (deze verschijnt optioneel op de pakbon en kan aanvullende informatie bevatten die u los wilt inbrengen) , de de producten en aantallen op de pakbon wijzigen,
  11. Vanuit dit scherm kunt u ook het afleveradres en bijbehorende contactpersoon wijzigen, dit kan anders zijn dan het factuuradres.

Let op: alle uitgebreide pakbonnen beginnen met status Zet klaar voor orderpicken, pas bij status Markeer als afgehandeld zal deze meetellen als een volledige (deel)levering m.b.t. overzichten en kolommen waarin de aantallen op de pakbon staan. Ook zult u het aantal bij Aantal gepakt moeten hebben gewijzigd (als Aantal pakbon 2 is dan moet Aantal gepakt ook 2 zijn om volledig afgerond te zijn).

Pakboninstellingen

Pakbon ontwerpen (snelle en uitgebreide pakbon)

Een pakbontemplate bepaalt hoe uw pakbonnen eruit komen te zien. U geeft aan waar u de klantgegevens wilt tonen, waar u uw eigen gegevens wilt tonen en welke informatie u in uw pakbonregels en totalen wilt laten zien. Ook kunt u uw eigen logo of briefpapier toevoegen aan het template en vaste teksten opnemen.

U kunt uw bestaande pakbontemplates wijzigen of een nieuwe template aanmaken via het menu Producten > Instellingen > Pakbon instellingen en klik vervolgens op het tabblad die begint met de tekst ‘Documenttemplates’.

mceclip10.png

Wilt u weten hoe het maken van een pakbontemplate (ontwerp) precies werkt? Lees dan meer via onderstaande link.

Uw eigen pakbonontwerp maken.

Pakbonnummer (uitgebreide pakbon)

Pakbonnen worden automatisch oplopend genummerd. U kunt hier een startnummer naar keuze opgeven.  Om dit nummer te kunnen beheren gaat u naar de module Producten > Instellingen > Pakbon instellingen.

mceclip7.png

Indien het startnummer hoger is dan het huidige hoogste pakbonnummer in uw administratie dan zal de eerstvolgende pakbon vanaf dit nummer verder nummeren. Zo kunt u ook elk jaar een nieuwe nummerreeks starten.

Extra kolommen bij de offerte, order en factuurregel tabel

Vanuit een offerte, order en factuur kunt u aanvullende kolommen aanzetten die u informatie geven m.b.t. de uitgebreide pakbon(nen):

  1. U kunt deze activeren door op het tandwiel te klikken en daarna op Kolommen,
    mceclip12.png
  2. Nu kunt u kolom Aantal op pakbon en Aantal geleverd aanvinken, deze verschijnen onder de documentregels in uw eigen weergave,
    mceclip13.png
  3. Kolom Aantal op pakbon toont het aantal keren dat dit product in een pakbon zit gekoppeld aan deze offerte, order of factuur, als het product aantal '2' is en het Aantal op pakbon '1' is dan moet er nog 1 product in een pakbon opgenomen worden,
  4. Kolom Aantal geleverd toont het aantal keren dan dit product geleverd is vanuit een bijbehorende pakbon, als Aantal op pakbon '2' is dan moet Aantal geleverd ook '2' zijn om volledig geleverd te zijn, en
  5. Als Aantal geleverd lager is dan kan dit erop duidden dat er nog een gedeelte geleverd moet worden van dit product aan deze klant.

Magazijn e-mailadressen

mceclip0.png

de add-on Magazijnen en winkels heeft geactiveerd).
Eventuele e-mailadressen opgegeven bij magazijnen via het menu Producten > Magazijnen / winkels zullen ook in onderstaande lijst getoond worden.

Pakbon status (uitgebreide pakbon)

Aan een uitgebreide pakbon zijn meerdere statussen verbonden die het de medewerkers in het magazijn of bij het beheren van offertes, orders en facturen gemakkelijk maken te zien wat de status is. 

Status: Zet klaar voor orderpicken

Met deze status geeft u aan dat de collega's in het magazijn de pakbon c.q. order mogen gaan 'picken'. U kunt hier nog product regels toevoegen.

Status: Markeer als compleet.

Hiermee wordt de order als compleet gemarkeerd, u kunt nog wijzigingen aanbrengen in het aantal gepakte producten, u kunt echter geen nieuwe product regels meer toevoegen.

Status: Markeer als afgehandeld

Hiermee wordt de order als afgehandeld gemarkeerd. De pakbon verdwijnt uit tabblad Open pakbonnen en gaat naar Afgehandelde pakbonnen. Deze pakbon kunt u niet meer qua regels en aantallen aanpassen, hiervoor zou u de hele pakbon moeten verwijderen.

Reset status naar en zet terug naar orderpicken

Met reset status en zet terug naar... kunt u teruggaan naar een eerdere status. Dit kan handig zijn als u eerder een foutje heeft gemaakt met de statussen.

(Deel)levering en orderpicken (uitgebreide pakbon)

Met een uitgebreide pakbon kunt u meerdere pakbonnen aanmaken. Dit kunt u gebruiken om deelleveringen te doen.

  1. Bewerk een bestaande offerte, order of factuur of maak een nieuwe aan,
  2. Vul alles in zoals u kunt teruglezen in: maak en verstuur een offerte, order of factuur,
  3. Ga naar tabblad Pakbon, kies nu voor Pakbon uitgebreid
    mceclip0.png
  4. Kies nu voor + Maak pakbon,
    mceclip1.png
  5. Nu krijgt u de mogelijkheid om een pakbon van alle (resterende) regels te maken of een deellevering te doen, voor een enkele levering kiest u ervoor om alle regels in de pakbon te zitten,
    mceclip2.png
  6. In dit voorbeeld geven wij aan dat het Aantal pakbon '1' betreft en doen wij dit tweemaal, hierdoor hebben wij twee pakbonnen, 
    mceclip14.png
  7. Nu kunt u vanuit Producten > Orderpicken deze pakbonnen terugvinden en los van elkaar in behandeling nemen, picken en gereed maken voor verzending,
    mceclip15.png
  8. Met Status wijzigen kunt u zowel registreren wat de status van deze (deel)levering en van het orderpicken en gereed maken is, zoals eerder aangeven kunt u dan bij het bijbehorende document terugvinden wat al wel en wat nog niet is geleverd,
    mceclip16.png
  9. Door het Aantal gepakt te wijzigen kunt u aangeven welk gedeelte van de (deel) levering gereed is voor verzending,
    mceclip18.png
  10. Als alles is gepickt van de desbetreffende pakbon dan kunt u de status ophogen naar Markeren als afgehandeld, deze status kan niet teruggezet worden en hiermee wordt deze pakbon als afgehandeld via Afgehandelde pakbonnen beschouwd.

Let op: pas als alle producten gepickt zijn per bijbehorende pakbon, de pakbon als afgehandeld is gemarkeerd en alle producten op de factuur zo zijn afgehandeld kan de factuur als volledig afgeleverd beschouwd worden.

Factuurregel en pakbonregel overzicht

Vanuit Producten > Orderpicken vindt u een overzicht van factuurregels en pakbonregels terug.

Factuuregel overzicht

Hier ziet u een overzicht van order- en factuurregels die (nog) niet volledig geleverd zijn. Open de factuur / order bij de regel om een pakbon aan te passen of een nieuwe pakbon aan te maken.

Pakbonregel overzicht

Hier ziet u de pakbonregels die (nog) niet volledig gepakt zijn. U kan vanuit dit overzicht de volledige pakbon bekijken en de pakbonregel bewerken.

 

Was dit artikel nuttig?

Uw antwoord niet gevonden?

We staan klaar om uw vragen te beantwoorden

Stel nu uw vraag