Incasseren met Silvasoft van a tot z

In dit artikel leggen we uit hoe u gebruik kunt maken van automatische incasso via Silvasoft. Allereerst dient u een incasso contract af te sluiten met uw bank. Hierbij krijgt u van de bank een incassant ID. Dit is een reeks van letters en cijfers die u op dient te geven in Silvasoft. Ook dient u een machtiging te hebben van uw relaties waarin uw relaties aangeven dat ze u machtigen om een incasso te mogen uitvoeren. Deze machtiging dient u ook op te geven in Silvasoft bij uw relaties. Hoe u bovenstaande kunt doen, leggen we in dit artikel uit.

Als u van uw relatie een machtiging heeft ontvangen waarin uw relatie toestemming geeft om hem te mogen incasseren, dan dient u dit op te geven in Silvasoft bij de desbetreffende relatie. Dit doet u via Relatiebeheer (CRM) > Klanten > Open de desbetreffende klant > Open het tweede tabblad ‘Financiële instellingen’ > Open het derde tabblad ‘Automatische incasso’ > Voeg de machtiging op via de knop ‘Nieuw’ en vul de bijbehorende velden in.

  • Nr.: dit is al voor u ingevuld, hier hoeft u niets mee te doen.
  • Relatie: dit is ook al voor u ingevuld, hier hoeft u ook niets mee te doen
  • Bankrekening: selecteer hier de juiste bankrekening van uw relatie. Kunt u niets selecteren? Voeg dan de bankrekening toe via het blauwe ‘plusje’.
  • Datum handtekening: vul hier de datum in waarop u de toestemming tot automatische incasso (handtekening) heeft ontvangen.
  • Einddatum machtiging: dit is een optioneel veld. Hier kunt u optioneel een einddatum invullen voor automatische incasso. Heeft u geen einddatum, laat dit veld dan leeg.
  • Machtigingstype: hier vult u in of uw relatie een machtiging tot eenmalige incasso heeft afgegeven of een machtiging voor een herhaaldelijke incasso.

Naast dat u de machtigingen dient toe te voegen in Silvasoft dient u nog diverse incasso instellingen toe te voegen. Dit doet u via Boekhouding > Instellingen > Overige instellingen > Incasso & excasso instellingen of Boekhouding > Automatische incasso > Tabblad: Instellingen. Hier dient u alle gevraagde velden in te vullen en te klikken op opslaan.

  • IBAN nummer: hier vult u uw eigen IBAN nummer in. Selecteer deze in de lijst of voeg deze toe via het blauwe ‘plusje’.
  • Gebruikt u dit nummer voor incasso?: plaats hier een vinkje.
  • Incassant ID: van de bank heeft u als het goed is een incassant ID ontvangen. Deze zal waarschijnlijk in het incasso contract staan. Dit ID dient u hier op te geven.
  • Contract type: ook het contract type zal waarschijnlijk in uw incasso contract staan. Vul hier het juiste type in.

U heeft hier ook de mogelijkheid de ‘Afschrift omschrijving’ te kunnen instellen. In het veld ‘Afschrift omschrijving’ kan tekst opgenomen worden met (eventueel) dynamische tokens zoals %Factuurnummer% en %Factuurreferentie%.

Als laatste kan u nog instellen of incasso als batch uitgevoerd moet worden of niet. Als u het vinkje op 'Ja' zet bij Incasso's als batch uitvoeren? (standaard instelling) wordt ervoor meerdere incasso's 1 betaling aangemaakt bij uw bank. Wilt u liever elke betaling als los afschrift op uw bank terugkrijgen, dan kunt u deze instelling op 'Nee' zetten. Let op: deze laatste optie wordt niet door alle banken ondersteund! 

Nu heeft u alle instellingen gedaan die nodig zijn om een incasso bestand te kunnen maken, welke u vervolgens kunt uploaden bij uw bank. Voor het maken van een incasso bestand gaan we naar: Boekhouding > Automatische incasso.

mceclip0.png

In het incasso overzicht ziet u diverse tabbladen. Via het eerste tabblad ‘te incasseren facturen (met machtiging)’ kunt u een incasso bestand maken op basis van aangemaakte facturen. Dit kunt u dus enkel doen indien u de modules Boekhouding en Facturatie bij ons heeft afgesloten. Zie voor verdere uitleg over dit tabblad de tekst hieronder. Maakt u alleen gebruik van de module Boekhouding en dus niet van de module Facturatie dan kunt u ook een incassobestand maken zonder daarbij facturen te selecteren. Dit doet u via het tabblad ‘Incassoruns’. Hoe u dit kunt doen leggen we ook hieronder uit.

  • Te incasseren facturen (met machtiging): in dit overzicht ziet u alle aangemaakte facturen van relaties die een machtiging hebben afgegeven en waarvan de factuur nog niet is betaald/afgeletterd. Wilt u voor één of meerdere (of alle) van deze facturen een incasso bestand aanmaken? Dan kunt u alle facturen selecteren waarvan u een bestand wilt maken en vervolgens klikken op de blauwe knop ‘Maak incasso bestanden voor selectie’.
    U kunt deze facturen selecteren via een muisklik, of via Control muisklik (Ctrl + muisklik per factuur) voor meerdere facturen, of door te klikken op de blauwe knop met het vierkantje met vinkje voor alle facturen.
    Na het klikken op de knop ‘Maak incasso bestanden voor selectie’ krijgt u een overzicht te zien van alle geselecteerde facturen. Klopt dit? Klik dan op de knop ‘Maak Incasso bestand’. U kunt nu het bestand downloaden en vervolgens uploaden bij uw bank.
  • Te incasseren facturen (zonder machtiging): in dit overzicht ziet u alle aangemaakte facturen die nog niet zijn betaald en waar ook nog geen machtiging voor is afgegeven / ingevuld in Silvasoft. Via dit overzicht kunt u alsnog een machtiging invullen door de factuur te selecteren en te klikken op de knop ‘Maak machtiging voor geselecteerde relatie’. Vul hier weer alle verplichte velden in om de machtiging te registreren in Silvasoft.
  • Storneringen: hier ziet u een overzicht van storneringen per relatie, deze storneringen zijn via het bankboek geregistreerd. Aan deze storneringen kan u acties koppelen (wordt besproken aan het einde van het artikel).
  • Machtigingen: hier ziet u een overzicht van alle machtigingen. Hier vandaan kunt u deze ook bewerken  / verwijderen indien nodig.
  • Incassoruns (historie): hier ziet u een overzicht van alle incassoruns/incasso bestanden die u heeft gedownload en geüpload bij uw bank. U kunt hier per incasso run de details bekijken van deze incassorun en indien gewenst kunt u het incasso bestand hier nogmaals downloaden.
    Wilt u een incassobestand aanmaken, zonder dat u facturen heeft verstuurd dan is dat in dit tabblad mogelijk. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u een vereniging heeft en lidmaatschapsgeld van € 25,- per lid wilt incasseren. Klik dan op de knop ‘Nieuw’ en vul achter ‘Standaard bedrag’ € 25,- in (25,00). Als incassokenmerk kunt u bijvoorbeeld ‘lidmaatschap’ meegeven. Vervolgens kunt u alle relaties toevoegen (met machtiging) waarvan u € 25,- wilt incasseren. Vervolgens kunt u het bestand genereren en downloaden. Dit bestand kunt u daarna bij uw bank uploaden.
  • Instellingen: hier kunt u uw eigen instellingen bewerken indien gewenst.

Relaties uitsluiten voor incasso(run)

Aan een incasso(run) kunt u facturen van relaties toevoegen die een actieve machtiging hebben. Als er geen machtiging aanwezig is bij een desbetreffende relatie dan hoeft u niets te doen, deze relaties zijn dan al uitgesloten. Als er wel een machtiging beschikbaar is dan kunt u de onderstaande stappen volgen:

Stappenplan relaties uitsluiten voor incasso(run)

  1. Ga naar de module Relatiebeheer en open de relatie,
  2. Ga naar tabblad Financiële instellingen > Automatisch incasso,
  3. Heeft u bij de relatie een actieve machtiging maar wilt u het het automatisch incasseren deactiveren, dan klikt u bij 1 het vinkje bij veld ‘Automatische incasso activeren?’ uit, of
  4. Als er al reeds een actieve machtiging is maar de relatie geeft aan dat deze niet meer geldig is dan heeft u ook de mogelijkheid de machtiging bij 2 te verwijderen middels ‘Verwijderen’.

Incassobestand maken, downloaden en bij de bank uploaden

Nu kunt u een incassobestand gaan maken, downloaden en uploaden bij uw bank.

  1. In de module Boekhouding gaat u naar ‘Automatische incasso’,
  2. Via het tabblad ‘Te incasseren facturen (met machtiging)’ kunt u direct een incassobestand genereren op basis van openstaande verkoopfacturen,
  3. Hier kunt u alles of een bepaalde selectie maken van alles dat in de incassorun dient te worden meegenomen,
  4. Zodra u de selectie heeft gedaan klikt u op ‘Maak incassobestand voor selectie’,
  5. Nu heeft u de mogelijkheid de uitvoerdatum van deze incassorun te wijzigen, zodra u klaar bent kunt u verder doorgaan,
  6. Bij het succesvol aanmaken van de incassorun wordt er een .XML bestand gedownload, deze kunt u bij uw bank importeren voor gebruik als incassorun.

Verwerken bankbetaling incassorun

In het bankboek kunt u het bankbestand (MT940 of CODA) importeren met daarin de succesvolle incassorun. Dit doet u via ‘Bankbestand importeren’. Maakt u gebruik van de automatische bankenkoppeling dan worden de afschriften iedere nacht automatisch geïmporteerd of kan u dit handmatig doen door op de knop synchroniseren te drukken bij de koppeling.

Na deze import kunt u verder gaan in het ‘Bankboek’ onder stap 2: Te verwerken afschriften. In dit scherm ziet u een overzicht van alle toegevoegde transacties. Hier ziet u ook of er eventueel fouten (zoals duplicaten) zijn geconstateerd. Deze kunt u vanuit dit scherm ook corrigeren of verwijderen. In dit scherm kunt u alle geïmporteerde bankboekingen verwerken binnen uw boekhouding.

De transacties die nu nog overblijven worden automatisch gematcht of dient u handmatig te verwerken. Voor de handmatige verwerking klikt u hiervoor per banktransactie op de knop ‘Handmatig verwerken’. De banktransactie wordt nu geopend. Vervolgens ziet u de vraag: ‘Hoe wilt u matchen?’. Nu kiest u voor ‘Match met incassorun’. Nu selecteert u de incassorun die hoort bij deze banktransactie.

Klik vervolgens op ‘Opslaan’, ‘Opslaan en sluiten’ of ‘Opslaan en volgende’. Dit laatste kunt u doen als u nog meer banktransacties heeft en deze snel wilt verwerken. Dan gaat u namelijk direct naar de volgende transactie. Als u klaar bent met het verwerken van alle transacties kunt u kiezen voor ‘Opslaan en sluiten’.

Storneringen verwerken

Indien één of meerdere relaties uw incasso heeft gestorneerd dan zult u deze per stornering moeten verwerken.

  1. Onder het ‘Bankboek’ bij ‘Stap 2: Te verwerken afschriften’ vindt u dan één of meerdere storneringen terug. Deze zult u handmatig moeten verwerken,
  2. Open de boeking,
  3. Kies bij tabblad ‘Matchen’ voor ‘Matchen met verkoopfacturen / storneringen’,
  4. Nu kunt u met de knop ‘Stornering registreren’ de factuur selecteren die gestorneerd wordt,
  5. U krijgt daarna de melding ‘Weet u zeker dat u deze factuur wilt storneren? De bijbehorende incasso krijgt de status “niet succesvol” en de factuur zal weer meegenomen worden in de volgende incassorun. Doorgaan?’, hier kiest u voor ‘Ja’,
  6. U kunt daarna de boeking opslaan en sluiten.

U zou deze factuur dan later weer mee kunnen nemen in een nieuwe incassorun indien gewenst.

Storneringen (overzicht en acties)

Zijn er via het bankboek één of meerdere stornering geregistreerd (zoals in de vorige paragraaf beschreven) kan u dit terugvinden via het menu Boekhouding > Automatische incasso en het tabblad Storneringen. Hier ziet u een overzicht van storneringen per relatie en het aantal storneringen van deze klant.

mceclip0.png
Let op: het overzicht kan enkele minuten achterlopen omdat dit deels op de achtergrond wordt verwerkt.

Als u de desbetreffende Relatie selecteert en u klikt op 'Details' dan krijgt u in het tabblad 'Storneringen' een overzicht van de geregistreerde storneringen (via het bankboek) van deze klant en kan u via 'Open afschrift' de desbetreffende boeking in het bankboek openen. In het tabblad 'Uitgevoerde automatiseringen' ziet u welke acties er automatisch aan deze storneringen zijn gekoppeld, dit kan een automatisch verstuurde e-mail zijn of dat de automatische incasso is ingetrokken / uitgeschakeld bij de klant.

mceclip1.png

Via de knop Automatiseringen kan u acties koppelen aan storneringen. Hierbij kan u bijvoorbeeld denken aan het uitschakelen van de automatisch incasso voor de relatie waarvoor gestorneerd wordt of om een e-mail naar uzelf of de relatie te versturen na X-aantal storneringen.

mceclip2.png

Voor het aanmaken van een actie klikt u op + Nieuw en komt u in het scherm Actie toevoegen / bewerken. Hier kan u dan aangegeven na hoeveel storneringen bij een relatie u een actie wilt uitvoeren en bij Type actie kiest u dan de actie uit welke uitgevoerd moet worden.

Actie_toevoegen___bewerken.png

Heeft u gekozen voor Incasso uitschakelen bij de relaties dan wordt nadat de aantal storneringen is bereikt bij de klant de functie automatische incasso uitgeschakeld. Wilt u later deze relatie toch weer laten incasseren kan u dit weer activeren door de storneringen te resetten voor de relatie of door via: CRM > Open relatie > Tabblad: Financiële instellingen > Tabblad: Automatisch incasso > het vinkje voor incasso weer te activeren.

mceclip3.png

Kiest u voor de actie E-mail versturen dan kan u bij E-mail instellingen aangeven naar welk mailadres de e-mail verstuurt moet worden, u kan kiezen uit drie opties: 

  • 'Eigen e-mailadres' hier vult u dan een eigen e-mailadres in
  • 'Contactpersoon e-mailadres' wordt het e-mailadres van de standaard contactpersoon bij de relatie gebruikt. Kiest u voor deze optie maar is er geen contactpersoon e-mailadres aanwezig wordt het algemene e-mailadres van de relatie gebruikt.
  • 'Relatie e-mailadres' wordt het algemene e-mailadres van de relatie gebruikt.

mceclip4.png

Met de knop 'Reset storneringen bij relatie' kan u de desbetreffende storneringen in het overzicht verwijderen (op nul zetten) voor de geselecteerde relatie. Deze optie zorgt er ook voor dat de optie voor het automatisch incasseren bij de klant via: CRM > Open relatie > Tabblad: Financiële instellingen > Tabblad: Automatisch incasso > het vinkje voor incasso weer wordt aangezet.

Was dit artikel nuttig?

Uw antwoord niet gevonden?

We staan klaar om uw vragen te beantwoorden

Stel nu uw vraag