Product of dienst toevoegen

In dit artikel leggen we uit hoe u een product (of dienst) kunt toevoegen in Silvasoft en leggen we alle bijbehorende opties uit. Een product of dienst gebruikt u in uw facturen, offertes en pakbonnen. Ook kunt u met Silvasoft de voorraad beheren van uw producten. Hoe u een product of dienst toevoegt en wat u hier allemaal bij kunt instellen, leest u in dit artikel.

Product of dienst toevoegen

Wilt u een product of een dienst toevoegen dan gaat u in het menu naar Producten > Dashboard > Nieuw product. Vervolgens zijn er heel veel velden die u in kunt vullen. Deze velden zullen we hieronder allemaal uitleggen. Echter het is lang niet altijd noodzakelijk om al deze velden in te vullen. Zeker als u een dienst toevoegt zult u hier waarschijnlijk genoeg hebben aan het invullen van de naam, omschrijving, prijs, eenheid en het uitschakelen van de voorraad.

Vul daarom alleen de voor u noodzakelijke velden in bij het toevoegen van een product of dienst.

De eerste velden die u kunt invullen bij een product zijn:

  • Naam: hier vult u de naam van het product (of de dienst) in.
  • Artikelnummer (SKU): hier kunt u het artikelnummer invullen. Dit kan een eigen verzonnen nummer zijn.
  • EAN-code: als uw product een EAN code (de cijfers bij een streepjescode) heeft dan kunt u dit hier invullen.
  • Categorie: u kunt uw product opdelen in categorieën. Dit is handig voor het overzicht, maar u kunt bijvoorbeeld ook op categorie niveau kortingen geven. Dus als u een supermarkt heeft dan kunt u bijvoorbeeld op de gehele categorie chips een korting geven van 10%. Alle producten die in deze categorie vallen hebben dan een korting van 10%. Wilt u een categorie aanmaken dan doet u dit via het menu item Producten > Productcategorieën > Nieuw.
  • Voorraad:
    • Actuele voorraad: via het ‘pennetje’ kunt u de voorraad instellen van dit product. Op het moment dat u dit product verkoopt of inkoopt zal de voorraad automatisch worden bijgewerkt.
    • Lopende offertes: hier ziet u hoeveel van dit product in een lopende offerte zijn opgenomen.
    • Orders in behandeling: hier ziet u hoeveel van dit product in een lopende order zitten.
    • In bestelling (inkoop): hier ziet u hoeveel van dit product zijn besteld (maar nog niet ontvangen) bij uw leverancier.

Voorbeeld:

Subtabblad ‘Algemeen’:

  • Omschrijving: hier vult de omschrijving van het product in. Deze omschrijving komt op de factuur of de offerte te staan (dit is overigens altijd nog aan te passen bij het daadwerkelijk maken van de factuur of de offerte). Met de knop ‘Afbeelding invoegen’ is het mogelijk om een afbeelding toe te voegen aan de omschrijving.
  • Eenheid: hier vult u de eenheid van het product of de dienst in. Denk bijvoorbeeld aan: ‘per stuk’, ‘per maand’, ‘per uur’, etc. Een eenheid kunt u aanmaken via het menu item Producten > Instellingen > Eenheden > Nieuw.
  • Verkoop BTW %: hier vult u het btw percentage in die u bij dit product gebruikt voor de verkoop.
  • Verkoopprijzen: hier kunt u de verkoopprijs invullen van het product. U kunt hier meerdere verkoopprijzen invullen en daarbij een standaard prijs opgeven. Dit gaat allemaal via prijsgroepen. Voorbeeld: u maakt twee prijsgroepen aan: particulieren en bedrijven. Op het moment dat u een factuur maakt waar u dit product aan toe voegt, kunt u aangeven of het om een particulier of een bedrijf gaat. Afhankelijk daarvan wordt er een andere prijs getoond. Prijsgroepen maakt u aan via het menu item Producten > Instellingen > Prijsgroepen > Nieuw of als u een prijs toevoegt via het blauwe plusje achter ‘Prijsgroep’.
  • Levertijd: wilt u dat de levertijd van een product wordt getoond op een factuur of offerte? Vul dan hier de levertijd in van dit product.

Voorbeeld:

Tabblad Inkoopinformatie

Vanuit dit tabblad is mogelijk om bij een product één of meerdere leveranciers in te stellen zodat u dit product bij verschillende leveranciers kan inkopen (inkoopadministratie). Per gekoppelde leverancier kunt u een inkoopprijs, artikelnummer, verpakkingseenheden (VPE), inkoop BTW percentage en de minimale bijbestelling opgeven. Daarnaast is er ook een overzicht aanwezig waarin de prijshistorie wordt weergegeven op productniveau op basis van de verschillende leveranciers.
Voor meer informatie over het instellen van meerdere leveranciers verwijs ik u graag naar het artikel over ‘Meerdere leveranciers bij een product’.

Voorbeeld:

In dit tabblad kan u een duidelijk overzicht terugvinden van de voorraad en de voorraadmutaties van dit product gespecificeerd in de volgende sub tabbladen:

Subtabblad Voorraad

Algemene voorraad

  • Minimale voorraad: vul hier de minimale voorraad in die u wilt hebben in uw magazijn. Zodra deze minimale voorraad is bereikt, krijgt u een melding op uw dashboard.
  • Actuele voorraad: hier ziet u hoeveel u van dit product op voorraad heeft liggen, door te klikken op het vierkantje met het pennetje kan u handmatig een voorraadmutatie toevoegen.
  • Lopende offertes: hier ziet u hoeveel keer het product in offerte staat
  • Orders in behandeling: hier ziet u hoeveel keer het product in order staat
  • In bestelling (inkoop): hier ziet u hoeveel keer het product in bestelling staat bij de leverancier

Voorraadposities

De verschillende voorraadposities kan u bij een specifiek product ook in een overzicht bekijken zodat u een duidelijk overzicht heeft van de verschillende Batches, Magazijnen / winkels en schappen met daarbij de huidige voorraad, producten in bestelling/offerte en in order plus wat de actuele verkoopbaarheid is.

In dit overzicht kan u ook een bepaalde batch, magazijn / winkel of schap archiveren als deze voorraadpositie niet meer in gebruik is. Dit doet u door de voorraadpositie te selecteren en te klikken op ‘Archiveren’. Deze voorraadpositie wordt dan uit het actieve overzicht verwijderd en verplaatst naar gearchiveerd. Ook kan u in het overzicht van de voorraadposities nog een filter toepassen op batch-, magazijn- en schap niveau.

Voorbeeld:

Subtabblad Voorraadmutaties

Vanuit dit tabblad kunt u uw voorraad aanpassen, alle opboekingen en afboekingen bekijken en indien gewenst deze gegevens exporteren.

Voorbeeld:

In dit tabblad kunt u extra gegevens kwijt over uw product. U kunt hier bijvoorbeeld extra dingen kwijt, zoals locatie, kleur, maat, welk magazijn, etc. Wilt u bijvoorbeeld bij uw product de locatie opslaan, of de stelling waarin het product te vinden is, etc. dan kunt u een eigen veld aanmaken die u bijvoorbeeld ‘Locatie’, noemt en vervolgens kunt u in dit tabblad de locatie invullen.

Een eigen veld maakt u aan via het menu Producten > Instellingen > Eigen velden > Nieuw.

In dit tabblad kunt u aangeven of u op dit product een bepaalde percentagekorting wilt. Bij de ‘Algemene korting’ kan u aangeven of het product uitgesloten moet worden van de factuurkorting en er kan een specifieke productkorting worden ingeregeld, vinkt u deze optie aan kan u ook stapelkortingen inregelen. Bij ‘Afwijkende kortingen voor relaties’ kunt u hier per relatie een afwijkende productkorting opgeven.

Voorbeeld:

Hier kunt u alle documenten (handleidingen, garantie documenten, etc.) die horen bij het product uploaden.

Tabblad Afbeeldingen

Hier kunt u een productafbeelding die hoort bij het product uploaden. Deze afbeelding kan getoond worden op uw factuur- en/of offertelayouts in de productregel tabel.

Hier kunt u nog 5 instellingen doen:

  • Inkoopadministratie geheel uitschakelen: als uw product de minimale voorraad heeft bereikt, komt deze automatisch te staan in Inkoopadministratie > Producten inkopen > Inkoopadviezen op basis van minimum voorraad, zodat u weet dat u dit product moet bijkopen. Als u dat niet wilt voor dit product, dan kunt u hier een vinkje plaatsen.
  • Verbergen op pakbon?: indien u wilt dat dit product niet op een pakbon verschijnt als u dit product wel heeft verwerkt in een factuur of een offerte, plaatst u hier een vinkje.
  • Batch / serienummers?: Deze functie is alleen te gebruiken als u de add-on (met extra kosten) voor Batch / serienummers heeft inschakelt, dit kan u doen via het menu Beheer > Abonnement & kosten > Add-ons & integraties. Klikt u nu op ‘Inschakelen’ dan krijg u een extra tabblad Batch- en serienummers waar u voor het product een batch/serienummer kan configureren. Voor meer informatie zie: Batch- en serienummers activeren bij een product of dienst (add-on)
  • Voorraad uitschakelen?: Als er voor dit product geen voorraad van toepassing is kan u hier de voorraad functionaliteit uitschakelen.
  • Voorraadmeldingen uitschakelen?: Indien aangevinkt zal u voor dit product geen voorraadmeldingen meer zien op het hoofddashboard.

Voorbeeld:

Was dit artikel nuttig?

Uw antwoord niet gevonden?

We staan klaar om uw vragen te beantwoorden

Stel nu uw vraag