Mollie betalingen en ontvangsten verwerken (Methode 1)

In dit artikel leggen we uit hoe u Mollie betalingen en ontvangsten kunt verwerken in Silvasoft. In dit artikel leggen we methode 1 uit. Lees eerst dit artikel voor algemene uitleg en voor uitleg van de verschillende methodes. 

Methode 1:

Bij deze methode kunt u alle transacties (betalingen van klanten) via Mollie (automatisch) importeren in het Silvasoft bankboek. Silvasoft zal deze automatisch matchen met de bijhorende verkoopfacturen zodat uw verkoopfacturen op betaald gezet worden. 

Verder doet u periodiek een boeking om uw saldo van Mollie over te boeken naar Silvasoft. Op deze boeking zal Mollie transactiekosten inhouden voor de succesvolle betalingen via Mollie. 

Omdat u 99% van deze handelingen kunt automatiseren is deze methode niet veel werk, maar geeft wel veel inzage in welke betalingen bij welke facturen horen!

Bankrekening en grootboekrekening(en) Mollie toevoegen

Mollie is feitelijk een eigen bankrekening waar betalingen op binnenkomen en waar u een saldo op opbouwt. Daarom raden wij aan hier een eigen bankrekening voor toe te voegen in het Silvasoft bankboek. 

Bank grootboekrekening toevoegen

Elke bankrekening dient gekoppeld te zijn aan een aparte grootboekrekening. Het aanmaken van een extra grootboekrekening doet u als volgt:

  1. Ga naar het menu: Boekhouding > Grootboekrekeningen.,
  2. Klik op + Nieuw,
  3. Maak een nieuwe grootboekrekening aan. Geef deze een nummer dat nog niet in gebruik is, en
  4. Bij Bezit of schuld? kiest u voor Bepaal automatisch, bij de Naam geeft u Mollie bankrekening in,
  5. Daarna kunt u deze grootboekrekening opslaan en sluiten!

Bankrekening toevoegen (bankdagboek)

Na het aanmaken van de grootboekrekening dient u een bankrekening voor Mollie toe te voegen. Dit kunt u doen door te gaan naar Boekhouding > Bankboek en klik vervolgens op het tabblad ‘Overzicht rekeningen’. Klik op ‘Nieuw’ en vul de volgende gegevens in:

  • Dagboeknummer: een zelf te kiezen nummer.
  • Grootboekrekening: koppel het rekeningnummer aan de bank grootboekrekening welke u zojuist heeft aangemaakt. 
  • Tenaamstelling: vul de naam in van de bankrekening.
  • Bankrekeningnummer: vul hier in het geval van uw Mollie bankrekening bijvoorbeeld 'Mollie' in en vink tevens IBAN controle overslaan aan.

Importeren Mollie transacties naar het Silvasoft bankboek

Nadat u uw Mollie bankrekening heeft toegevoegd aan Silvasoft kunt u de Mollie transacties gaan toevoegen aan uw bankboek. Dit kunt u handmatig via een MT940 of CODA import doen, of automatisch via onze gratis koppeling. 

Optie 1: Mollie transacties importeren via automatische koppeling

Als u al een koppeling heeft gemaakt via de Silvasoft x Mollie betaallink koppeling dan kunt u die koppeling gebruiken om de transacties automatische te laten importeren. Als u nog geen koppeling heeft gemaakt dient u eerst stappen 1 tot 4 in dat artikel te volgen om de koppeling te maken met Mollie. 

Boekhoudkoppeling activeren:

  1. Ga naar het menu: Boekhouding > Instellingen > Overige Instellingen > "Mollie instellingen"
    mceclip0.png
  2. Klik op het tabblad "Actieve koppelingen". Selecteer uw koppeling en klik op "Bewerk"
  3. Configureer onderin dit scherm de boekhoudkoppeling
    mceclip0.png
  4. Bij dagboeknummer kiest u via het zoek-icoontje het eerder aangemaakte bankdagboek (zie bovenaan dit artikel). U kunt historische transacties ook importeren en middels de datum aangeven vanaf wanneer transacties geïmporteerd moeten worden.
  5. Klik op opslaan en u bent klaar. Vanaf nu worden uw Mollie transacties automatisch elke 12 uur geïmporteerd in uw bankboek. Via de knop 'Nu synchroniseren' kunt u het ook handmatig aanroepen.  

Optie 2: Handmatig via Mollie MT940 of CODA bankbestand

Zie de instructies op de website van Mollie voor het downloaden van een MT940 of CODA bestand. Deze kunt u vervolgens in het bankboek uploaden en importeren. 

Verwerken Mollie transacties

U kunt de Mollie transacties gewoon verwerken zoals u dat voor normale banktransacties zou doen. Hiervoor gaat u naar tabblad 2: Te verwerken afschriften in het bankboek. 

mceclip0.png

Silvasoft zal de afschriften al automatisch matchen met uw verkoopfacturen. U kunt deze matches bevestigen. Gaat het matchen niet goed? Zorg dat u in uw Mollie transactie omschrijvingen een factuurnummer of factuurreferentie voorkomt. Als een match niet automatisch is gemaakt kunt u ook handmatig verwerken en zelf de bijhorende verkoopfactuur koppelen. 

Verwerken Mollie uitbetaling + transactiekosten

U zult periodiek uw Mollie saldo overboeken naar uw eigen (zakelijke) rekening. Mollie zal het saldo dan uitkeren maar zal daar tevens een deel van inhouden voor transactiekosten. U krijgt ook een factuur van Mollie voor de transactiekosten. Deze inkoopfactuur kunt u gewoon inboeken zoals u dat normaliter zou doen. Vervolgens kunt u de uitbetaling in 1 bankboeking verwerken. Bij die uitbetaling zult u tevens de inkoopfactuur direct op betaald zetten. 

Mollie transactiekosten factuur inboeken

Tip: maak gebruik van Scan & Herken om sneller inkoopfacturen in te boeken

In dit voorbeeld gaan wij ervan uit dat de Mollie transactiekosten € 10 bedragen (incl. btw) op een Mollie tegoed van € 1000.

  1. Ga in module Boekhouding naar het Inkoopboek en klik op +Nieuw,
  2. Selecteer bij Leverancier relatie Mollie,mceclip0.png
  3. Selecteer bij Rekening een kostenrekening of maak een nieuwe kostenrekening aan via de +,
    mceclip2.png
  4. Vul de kosten (€ 10 incl. btw) in en geef de rest van de factuur gegevens in zoals het factuurnummer van Mollie,
  5. Nu kunt u de factuur Opslaan en sluiten.

Mollie uitbetaling inboeken

De Mollie uitbetaling zal op uw zakelijke bankrekening bijgeboekt worden. Deze bijboeking kunt u verwerken in het Silvasoft bankboek. Als u gebruik maakt van de automatische bankenkoppeling komt deze uiteraard automatisch in uw bankboek. Hieronder geven we een voorbeeld van een uitbetaling van € 1000 waar € 10 transactiekosten op van toepassing zijn. 

Omdat u € 1000 uitkeert maar Mollie hier nog transactiekosten op inhoud zult u mogelijk bijvoorbeeld € 990 op uw bankrekening krijgen. Mollie zal namelijk de transactiekosten inhouden op de uitbetalingen. Op het moment van uitbetalen gebeuren er dus een aantal dingen:

  1. U ontvangt op uw zakelijke bankrekening € 990 (namelijk de € 1000 min € 10 transactiekosten van Mollie)
  2. Van uw Mollie bankrekening gaat € 1000 af (namelijk de volledige uitbetaling inclusief transactiekosten)
  3. U betaalt met deze uitkering ook direct de transactiekosten van Mollie, dus de factuur die u hiervoor heeft ingeboekt is dan ook betaald. 

Dit alles kunnen we in 1 bankboeking verwerken. In deze bankboeking boeken we dus geld bij op uw bankrekening, tevens boeken we geld af  van uw Mollie rekening. Daarnaast zetten we de inkoopfactuur van Mollie op betaald. 

Uitgangspunt is dat de bijboeking voor de uitbetaling reeds in uw bankboek staat. Zo niet dan kunt u deze handmatig toevoegen of via MT940 of CODA of de automatische bankenkoppeling deze toevoegen aan uw boekhouding. 

  1. Ga in uw bankboek naar Stap 2: Te verwerken afschriften en klik bij de € 990 bijschrijving op "Handmatig verwerken",
    mceclip2.png
  2. Nu kiest u bij de instelling Hoe wilt u verwerken? voor Geavanceerde match,
    mceclip1.png
  3. Klik nu op het tabblad Koppelen met inkoop / verkoop en koppel daar de transactiekosten factuur van Mollie (in dit voorbeeld van € 10)
    mceclip3.png
  4. Klik nu op alvast op Opslaan zodat Silvasoft alvast de basis grootboekmutaties maakt en klik op het tabblad Grootboekmutaties
    mceclip4.png
  5. U ziet nu dat Silvasoft al aangeeft dat er nog € 1000 credit geboekt moet worden. En dat klopt, dat is namelijk de € 1000 die van uw Mollie bankrekening afgeboekt moet worden.
  6. Klik op + Nieuw en boek deze € 1000 op uw Mollie bankrekening. Uw boeking is daarmee weer in balans en de foutmelding zal verdwijnen.
    mceclip5.png
  7. U heeft nu de uitbetaling van € 1000 van uw Mollie bankrekening afgeboekt. Tevens heeft u de ontvangen € 990 op uw zakelijke rekening bijgeboekt. Tevens heeft u de inkoopfactuur voor de € 10 transactiekosten op betaald gezet. 
  8. Klik op Opslaan en sluiten om de boeking definitief te maken. 

Was dit artikel nuttig?

Uw antwoord niet gevonden?

We staan klaar om uw vragen te beantwoorden

Stel nu uw vraag